【図解付き要約】「一生使える プレゼン上手の資料作成入門」を読んで

本要約
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ソフトバンク・テクノロジー株式会社のシニアコーポレートアーティストとして、ビジネスにまつわるデザイン表現全般を管理している『岸啓介』氏の著書です。

一発OKの資料を作るためのノウハウを解説した本です。

こんな人にオススメ
  • 資料作成が上手くなりたい人
  • 資料で伝えたいことが伝わらない人
  • 資料作成すると時間だけが過ぎてしまう人

上記に当てはまるような方は是非読んでみてください。

本記事は、私が重要だと思ったことを要約して記載しています。備忘録として記載している部分もございますがご容赦ください

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本書の要約

一発OKがもらえる資料とは

皆さんは、資料を作っていて「なんだか思っていたように進まないなあ」と感じたことはありませんか。

  • 相手側のメリットが感じられない資料
  • 「結局どうしたい」という提案がない資料
  • 資料全体のストーリーが見えない資料

これらの資料は時間をかけて作成しても、結局伝わりません。

以下の10箇条を意識して作成することで、相手に伝わりやすく一発OKがもらいやすくなります

『一発OKが出る資料の10箇条』

  1. 「だからどうしたい」が明確
  2. 相手のメリットが提示されている
  3. 結論に至るまでのストーリーが見える
  4. 目次スライドを活用している
  5. メッセージの補強要素が盛り込まれている
  6. 各スライドの意図がはっきりしている
  7. ゆとりあるレイアウトで見やすい
  8. キーワードは3回繰り返す
  9. まとめスライドで印象が残る
  10. 頭から終わりまでブレていない

資料作りがうまくなることで「他社との連携」「思考力」「調査」など、仕事に役立つスキルが身に付きます。

資料作りをきわめて、より一層の仕事上手になりましょう。

一発OKが出る資料の10箇条
  1. 「だからどうしたい」が明確
  2. 相手のメリットが提示されている
  3. 結論に至るまでのストーリーが見える
  4. 目次スライドを活用している
  5. メッセージの補強要素が盛り込まれている
  6. 各スライドの意図がはっきりしている
  7. ゆとりあるレイアウトで見やすい
  8. キーワードは3回繰り返す
  9. まとめスライドで印象が残る
  10. 頭から終わりまでブレていない

資料作成における7つの手順

資料作成には以下の7ステップを意識して作成します

  1. メッセージを考える
  2. 相手のメリットを考える
  3. ストーリー構成を考える
  4. 目次を作る
  5. 必要なデータを集める
  6. スライドを作成する
  7. 完成後に見直す

これらの7ステップの詳細を見ていきます。

①メッセージを考える

「何かを説明しただけ」「情報を提示しただけ」の提案がない資料はNGです。

伝える側の要望と相手のメリットを含めた上で、資料を通じて「何が言いたいのか」というメッセージを明確にしましょう。

②相手のメリットを考える

自分の考えや提案内容のすごさをアピールしただけの資料はNGです。

相手が知りたいのは自分にとってのメリットです。相手の立場や嗜好を考慮した上で、相手が望む情報を提示しましょう。

③ストーリー構成を考える

相手の立場に合わせた視点でストーリー構成を考えましょう。

例えば、「対経営層:経営視点を取り入れる」「対管理職:稟議を通しやすいか」「対現場担当者:現場の仕事に役立つか」のようにポイントを変えることでより相手に響く資料になります。

④目次を作る

目次がないと、全貌がわからず相手が疲れたり飽きたりされてしまいます。

概要を把握いただき、内容理解をスムーズにするためにも目次を作成しましょう。

⑤必要なデータを集める

どのような情報が揃っていれば、ストーリーに説得力を持たせられるのか考え、必要なデータを集めましょう。

⑥スライドを作成する

情報の順位付けや取捨選択が行われていない資料は内容が頭に入りません。

内容の重複箇所や本題と関係ない情報は削除し、一番大切なことを目立たせましょう。

⑦完成後に見直す

本来伝えたいメッセージから離れてしまっていないか見直します。

「資料全体のメッセージから各スライドの要素に落とし込まれているか」「スライドの要素が資料全体のメッセージに結びついているか」要素の過不足をチェックすることで資料の完成度が上がります。

資料作成の手順
  1. メッセージを考える
  2. 相手のメリットを考える
  3. ストーリー構成を考える
  4. 目次を作る
  5. 必要なデータを集める
  6. スライドを作成する
  7. 完成後に見直す

相手に理解される資料構成

資料構成は大きく「目次」「本編」「まとめ」の3つに分かれます。

「目次」

資料全体のストーリー構成を伝える役割を持っています。

相手がここで大体の展開を把握できれば、本編の理解が大幅に促進されます。

「本編」

「まとめ」のメッセージを伝えるための現状把握や問題点の指摘、解決方法やその根拠などを提示するための部分です。

この部分の完成度によって「まとめ」の内容にどれだけ説得力を持たせられるかが変わってきます。

「まとめ」

伝えたい結論であり、ここまでのすべての資料がそもそもここで掲載するメッセージを伝えるためにあるため、途中でぶれない確固たる内容にする必要があります。

時間がない相手、経営層などには目次の後に「まとめ」の内容をまとめたサマリーを挟み見てもらうことも有効です。

このような資料構成で作成するにあたって、本編の資料は10枚までにすることがオススメです。

人間にはじっと聞いていられる時間に限度があり、スライドが多すぎると聞いてもらえなくなります。

必要のない情報はできる限り削ぎ落とし、本筋のストーリー以外のスライドは補足資料に回して、簡潔な構成を目指しましょう

資料構成
  • 目次
    ⇒資料全体のストーリー構成を伝える役割
  • 本編
    ⇒現状把握や問題点の指摘、解決方法やその根拠などを提示
  • まとめ
    ⇒伝えたい結論
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まとめ

本書を読むことで一発OKの資料を作るためにどうすればよいかがわかります。

まとめ
  • 『一発OKが出る資料の10箇条』
  • ①「だからどうしたい」が明確
  • ②相手のメリットが提示されている
  • ③結論に至るまでのストーリーが見える
  • ④目次スライドを活用している
  • ⑤メッセージの補強要素が盛り込まれている
  • ⑥各スライドの意図がはっきりしている
  • ⑦ゆとりあるレイアウトで見やすい
  • ⑧キーワードは3回繰り返す
  • ⑨まとめスライドで印象が残る
  • ⑩頭から終わりまでブレていない

頭のよい人の考え方を知るために、とても参考になる本です。

  • 資料作成が上手くなりたい人
  • 資料で伝えたいことが伝わらない人
  • 資料作成すると時間だけが過ぎてしまう人

上記に当てはまる方は是非読んでみてください。

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